DOCUMENTOS DEL ALMACEN

DOCUMENTOS DE GESTIÓN DE ALMACÉN

Tipos y usos

Un documento es la información en soporte material o por medios electrónicos, que cuyo objetivo es dejar constancia de las operaciones realizadas y de las personas que han intervenido. Aunque existe una gran variedad de tipos de documentos, normalmente sólo se emplean unos pocos, cuyo formato incluso varía según la empresa que lo adopte, aunque existen ciertos datos que han de aparecer en ellos de forma obligada.

                Dentro de las distintas clases de documentos existentes se pueden distinguir dos clases: los que contienen las operaciones relacionadas con el flujo económico [donde se mueve el dinero] y los que contienen las operaciones relacionadas con el flujo físico [son los movimientos de los productos que no producen dinero]. Dentro de los documentos de la primera clase mencionada podríamos hablar de documentos de compra-venta y de documentos de pago-cobro, que son formas de pago. En los documentos de compra-venta encontramos los albaranes, las facturas, las hojas de pedido, las notas de abono, los tickets de caja, las facturas de gastos, etc. En los documentos de pago-cobro aparecen los cheques bancarios, los recibos, las letras de cambio, los pagarés, los giros postales, etc. En cuanto a los documentos de flujo físico se pueden mencionar las fichas de inventario, las hojas de entrada y salida [o expedición], las órdenes de fabricación, las hojas de picking, las órdenes de movimientos internos, los partes de actividad, etc.

                Uno de los documentos más utilizados es el albarán, el cual no es otra cosa que un documento mercantil que acredita que el receptor ha recibido correctamente la mercancía. Tiene que estar firmado para que sea acreditativo y, en caso de que no haya tal firma, no se estará conforme con el pedido. Debe constar al menos de dos hojas, aunque generalmente contiene tres, la tercera de las cuales va destinada para el transportista. Entre los datos que debe incluir están los siguientes:

a)    Nombre o razón social, NIF o CIF y dirección del vendedor y del cliente.

b)    El número de albarán y la fecha de emisión.

c)    El número de pedido a que corresponde.

d)    Las referencias de los productos.

e)    El lugar de entrega, si es diferente a los datos del cliente.

f)     La forma de envío con el nombre de la agencia de transporte o del transportista,   

g)    además de indicar    si es a portes pagados o debidos, el número de paquetes,

h)    bultos o palés, y la fecha de envío y de entrega.

i)      La descripción de la mercancía con los correspondientes códigos del producto,

j)      su descripción y la cantidad de cada referencia, así como el precio unitario.

k)    Las observaciones con las incidencias o anomalías.

l)      Un lugar indicado para la firma [nombre y rúbrica] del “recibí”.

Existe, no obstante, un albarán valorado, que se trata de un documento entre factura y albarán, en el cual, además de los datos anteriormente mencionados, deberán aparecer los descuentos, los importes brutos y netos, y los impuestos. Este tipo de albarán se emplea cuando hay que pagar el producto en el momento en que se recibe y figura como una factura legal.

Otro documento muy utilizado es la hoja de entrada, o de salida en su caso. Se trata de un documento de flujo físico que se rellena en la recepción del producto o en su expedición, y que sirve para dar el conforme al albarán; así que se usa para confirmar y controlar lo que ha entrado. En esta hoja deben figurar:

a)    El número de pedido al que hace referencia o al que corresponde el producto.

b)    El número de albarán al que corresponde el producto.

c)    La descripción del producto.

d)    El estado y la calidad del producto.

e)    El número de productos.

f)     La clasificación del producto, ya sea con el sistema ABC u otro cualquiera

      empleado por la empresa.

g)    La zona del almacén donde ha de ser colocada la mercancía.

El encargado de rellenar esta hoja es el responsable de la recepción, quien se la pasará al carretillero, si no fuere la misma persona.

        Un tercer documento de uso muy extendido es la factura comercial, que es un documento mercantil que justifica y acredita legalmente una operación de compra-venta o de prestación de servicios. Es el proveedor el encargado de rellenar y lo hará de acuerdo con la norma legal vigente, pues su contenido viene regulado por ley. De todas formas, hay varios datos que han de figurar en toda factura:

a)    Los datos del vendedor y del comprador [nombre y apellidos o razón social,

      junto al NIF o CIF y la dirección completa].

b)    El número de factura o, en su caso, de serie.

c)    El lugar y la fecha de emisión.

d)    La descripción de la operación [la relación de artículos o servicios, el número de

            unidades, los precios unitarios, los descuentos, los precios totales…].

e)    Los impuestos [tributos, base imponible y cuota resultante para cada impuesto].

f)     El importe total de la operación y las condiciones de pago.

g)    Las observaciones [si el cliente ha dado una cantidad a cuenta, si hay plazos de

      pago, si hay documentación bancaria, etc].

Al igual que ocurría con los albaranes, también aquí existe una factura especial, la factura proforma, que ofrece los mismos datos pero que se usa como un presupuesto.

Documentos en el Almacen

Kardex: ¿Qué es? ¿Para qué sirve?

El Kardex no es más que un registro de manera organizada de la mercancía que se tiene en un almacén. Para hacerlo, es necesario hacer un inventario de todo el contenido, la cantidad, un valor de medida y el precio unitario. También se pueden clasificar los productos por sus características comunes. El último paso es rellenar los Kardex, que existían en papelerías, y que actualmente se pueden encontrar en los software contables. Así, se hace una tarjeta de Kardex por producto, y desde ese momento se registrarán allí todas las entradas y salidas de ese producto. Para efectos de valorización de ese inventario,se toman diversos criterios, entre los más conocidos el LIFO, FIFO, Promedio Ponderado, Promedio o último precio.

Un ejemplo de Kardex. Ahora, solo necesitamos ordenadores

FIFO y LIFO son métodos contables diseñados para valorar inventarios y asuntos financieros que involucran dinero que una empresa asocia con inventario de bienes producidos, materia prima, partes o componentes. FIFO dice que el próximo elemento a ser vendido es el que más tiempo lleva almacenado, y es muy utilizado en una economía en la que los precios se mantienen constantes. Por su parte, el sistema LIFO nos lleva a la liquidación LIFO, en la que el negocio no reemplaza el inventario vendido ni busca aumentar su utilidad, sino que el inventario viejo es vendido o liquidado. Además, un Promedio Ponderado es un promedio que no surge de sumar y dividir entre el número de ítems, sino de asignarle un peso determinado a cada valor.

El método de Kardex es el sistema de inventarios permanente o perpetuo, aunque también existe el sistema de inventarios periódico. El permanente permite un control constante del inventario, llevando el registro de cada unidad que se ingresa y sale, pudiendo conocer el saldo exacto y el valor de venta. Además, permite la determinación del costo en el momento exacto de la venta, debido a que en cada salida de un producto, se registra su cantidad y costo.

Entre los software Kardex podemos encontrar el Kardex Tauro o el Kardex Power Pick Global. El primero  tiene la posibilidad de interconectar varios Tauros, convertir los informes en archivos de Excel o Word, tener un control interno de auditoría, y es compatible con todas las monedas. Por su parte, Power Pick ofrece desde gestiones simples hasta altamente complejas, tiene una estructura modular y un nuevo concepto de programación.